Warenwirtschaft in der Cloud
In der Warenwirtschaft werden sämtliche Bestellungen aufgenommen, die mit dem Partnerprogramm entstehen. Diese Bestellungen können aus Partnerregistrierung mit einem Starterpaket kommen oder aus dem Shop. Die Bestellungen kannst du auch manuell direkt in der Warenwirtschaft anlegen, falls dies erforderlich ist.
Die Bestellungen im Griff
Aufgaben, die bei der Auftragsverwaltung und Partnerprogramm-Betreuung anfallen, können mit dieser Software abgearbeitet werden.
Aufträge
Die Aufträge können in der Warenwirtschaft angelegt, geändert, gelöscht und storniert werden.
Bestellungen, die bei der Partnerregistrierung als Starterpaket angelegt werden oder die Kundenbestellungen aus dem Shop werden genauso regulär in dem System verwaltet wie auch die Bestellungen, die direkt in der Warenwirtschaft angelegt werden.
Bestellung ist die Grundlage für die Provisionsabrechnung und alle Informationen, die für die Provisionsabrechnung erforderlich sind, können bei Bedarf manuell nachgebessert werden, um das geplantes Ergebnis zu erzielen.
Kunden-Verwaltung
Die Kunden, die im Shop einkaufen, werden in der Warenwirtschaft verwaltet. Kunden können auch direkt in der Warenwirtschaft angelegt werden. Anschließend kann dieser Kunde selbst im Shop einkaufen. Komfortable Suchliste steht zur Verfügung. Umfangreiche Stammdaten-Informationen können mit diesem System abgebildet werden. Abweichende Rechnungsadresse und Lieferadresse werden in diesem Bereich verwaltet.
Zahlungseingang
Zahlungseingang kann in dem System manuell eingebucht werden, wenn der Kunde den Rechnungsbetrag auf dein Konto überweist. Zahlungen, die über die Kreditkarte, PayPal etc. erfolgen, werden automatisch mit einer Schnittstelle in die Warenwirtschaft übernommen.
SEPA-Lastschrift
Erteilt ein Kunde Lastschrift-Vollmacht, kann in der Software für alle Rechnungen mit der Zahlungsart Lastschrift eine SEPA-Datei erstellt werden, die im zweiten Schritt in dein Online-Banking Programm als Sammellastschrift eingelesen werden kann.
Rechnungen
Theoretisch können Rechnungsbelege automatisch nach dem Erstellen einer Bestellung generiert werden. Empfohlene Vorgehensweise ist es jedoch, die Rechnungsbelege für alle Bestellungen, für die noch keine Rechnung existiert, in einem Schritt zu generieren, nachdem alle Bestellungen angelegt und geprüft worden sind. Falls die Rechnung gleich nach dem Anlegen einer Bestellung automatisch generiert wird und Änderungsbedarf besteht, ist es oft schwierig so eine Bestellung zu korrigieren, weil der Rechnungsbeleg bereits an den Kunden per E-Mail versendet worden ist
Lieferschein
Je nachdem wie der Ablauf in deinem Unternehmen organisiert ist, kannst du für die Bestellungen ein Lieferschein generieren. Falls du das nicht gerne machen willst, wäre es möglich, die Lieferadresse im Rechnungsbeleg zu aktivieren, sodass theoretisch Rechnungsbeleg als Begleitdokument verwendet werden könnte.
Ein Lieferschein ist nützliche Funktion, wenn du deine Pakete selbst zusammenstellst und Lieferdatum erst hinzugefügt werden soll, wenn dieses Paket verarbeitet worden ist.
Ein Lieferschein ist nützliche Funktion, wenn du deine Pakete selbst zusammenstellst und Lieferdatum erst hinzugefügt werden soll, wenn dieses Paket verarbeitet worden ist.
Abonnements
Für die Verwaltung des Abonnements gibt es einige interessante Funktionen. Die Einstellungen für das Abonnement werden in dem Produkt hinterlegt. Diese Einstellung wird automatisch in die Bestellung übernommen und kann bei Bedarf in der Bestellung angepasst werden. Auch für die Produkte, für die keine Abo-Einstellung hinterlegt ist, kann in der Bestellung ein Abonnement durch den Sachbearbeiter manuell aktiviert werden.
In einer Liste mit fälligen Abonnements siehst du alle Bestellungen, die aktuell verlängert werden sollen. Mit einem Mausklick werden diese Verlängerungen gebucht und entstehen als neue Bestellpositionen, für die sofort eine Rechnung generiert werden kann.
In einer Liste mit fälligen Abonnements siehst du alle Bestellungen, die aktuell verlängert werden sollen. Mit einem Mausklick werden diese Verlängerungen gebucht und entstehen als neue Bestellpositionen, für die sofort eine Rechnung generiert werden kann.
Storno
Solange für eine Bestellung noch kein Rechnungsbeleg erstellt wurde, kann die Bestellposition oder die gesamte Bestellung einfach gelöscht werden. Das ist auch der empfohlene Weg. Existiert bereits ein Rechnungsbeleg, darf und kann diese Bestellung nicht mehr gelöscht werden. In diesem Fall muss entweder einzelne Bestellposition oder die ganze Rechnung, je nach Bedarf storniert werden.
Für die stornierte Position entsteht eine neue Bestellposition mit Minus, für die ein Storno Beleg generiert werden muss. Der Rechnungsbeleg und Storno-Beleg ergeben in der Summe Saldo 0,00 und beide Belege müssen wie an den Kunden so auch an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet werden.
Auf die stornierte Belege wird keine Provision ausgerechnet. Falls die Provision bereits vor der Stornierung ausgerechnet worden war, wird diese bei der nächsten Provisionsabrechnung im vollen Umfang allen Vertriebspartnern von der Provisionsabrechnung abgezogen, die an dem Umsatz dieser Bestellung profitiert haben.
Für die stornierte Position entsteht eine neue Bestellposition mit Minus, für die ein Storno Beleg generiert werden muss. Der Rechnungsbeleg und Storno-Beleg ergeben in der Summe Saldo 0,00 und beide Belege müssen wie an den Kunden so auch an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet werden.
Auf die stornierte Belege wird keine Provision ausgerechnet. Falls die Provision bereits vor der Stornierung ausgerechnet worden war, wird diese bei der nächsten Provisionsabrechnung im vollen Umfang allen Vertriebspartnern von der Provisionsabrechnung abgezogen, die an dem Umsatz dieser Bestellung profitiert haben.
Mahnungen
Für die unbezahlten Rechnungen können drei Mahnungen in dem System generiert werden. Anschließend sollten die Unterlagen an das Inkassobüro weitergeleitet werden
Lager
Eine einfache Lagerverwaltung ist in dem System integriert. Mehrere Lager können angelegt werden. Dies könnte interessant sein, wenn du zum Beispiel in mehreren Ländern aktiv bist und den Warenbestand je Land separat überwachen möchtest. Diese Lagerverwaltung dient ausschließlich dem Zweck, den Lagerbestand zu überwachen. Jede Bestellung verringert den Lagerbestand. Wareneingang sollte manuell eingebucht werden.
Mindestlagerbestand kann definiert werden. Beim Überschreiten des Mindestlagerbestandes wird eine Benachrichtigung per E-Mail versendet.
Mindestlagerbestand kann definiert werden. Beim Überschreiten des Mindestlagerbestandes wird eine Benachrichtigung per E-Mail versendet.
Artikel für die Warenwirtschaft, Shop und Provisionsabrechnung
Artikel werden in der Warenwirtschaft angelegt und verwaltet. Im Shop und Partnerregistrierungsformular mit Starterpaket werden die gleichen Produkte verwendet, wie auch in der Warenwirtschaft. Das hat den Vorteil, dass die einmal hinterlegten Einstellungen für die Provision und sonstigen Konditionen für alle Bereiche dieses Systems Gültigkeit haben.
